Şap Enstitüsü Müdürlüğü'ne gönderilecek tüm numunelerin girişi Hayvan Bilgi Sistemi üzerinden Hayvan Kayıt Sistemi-VETBİS-ŞAP-NTS-Protokol Yeni Şap Modülü'nden yapılmalıdır. Küpe numarasının eklenebilmesi için sayfadaki tüm bilgilerin eksiksiz girilmesi gerekmektedir.
Küpe numaralarının sisteme girişi sayfanın en altındaki +Büyükbaş Hayvan Ekle modülünden yapılmaktadır.
Millileştirilmemiş hayvanlar sistemde kayıtlı olmadığından küpe numaraları 'Ülke Kodu+00+Hayvanın Kendi Küpe Numarası' şeklinde girilmelidir.
Sistemde protokol oluşturulduktan sonra evrak fiziksel olarak numuneyle birlikte gönderilmelidir.