Numune Kabul Prosedürü

Numunenin Kabulü/Reddi/Muhafazası/İmhası: VKMAE'ne müşteri, posta ya da kargo şirketleri tarafından ulaştırılan, ücreti ödenerek dekontu eklenmiş, resmi istek yazılı/dilekçeli numuneler  kabul edilir. 5996 sayılı Veteriner Hizmetleri, Bitki Sağlığı, Gıda ve Yem Kanunu çerçevesinde Bakanlığımız İl ve İlçe Müdürlüklerinden resmi yazı ve marazi madde gönderme protokolü ile analiz/test/muayene için gelen numunelerde bu koşul aranmaz.  Elden getirilen numunelerde Evrakın arkasına getiren kişi tarafından numunenin getirildiği tarih, iletişim için bir telefon numarası yazılarak imzalanır. Numune kabul aşamasında; numune ve ambalajı (müşterinin talep yazısındaki numuneyle ilgili evsaf, miktar, etiket bilgisi vb.) Numune Kabul Prosedürü ve Laboratuvarların Numune Kabul Talimatlarındaki (VKMAE T.05) kriterlere göre incelenir, uygun şartlarda olduğu belirlenen numuneler, EVRAKA (Numune Kabul ve Raporlama Programı)programından basılan bilgi etiketi(VKMAE F. Pr.07.09)  etiketlenir.  Numuneyi getiren Müşteri/kargo firmasına Numune Kabul Formu (VKMAE F. Pr.01.09)   imzalatılıp doldurularak kabul edilir. Bilgi etiketinde; Enstitü No, Kabul Tarihi, Yıl ve Enstitü No içeren Barkot, Gönderen Kurum, Gönderenin Numarası/EBYS No, Dağıtım Yapılan Laboratuvar ve Açıklamalar kısımlarını içermektedir. Bilgi etiketi 2 adet basılarak birisi numunenin üzerine, diğeri ise evrak üzerine etiketlenir. Gelen uygun numuneler  numune takip programı tarafından oluşturulan Numune Kabul Defteri Formu (Defteri)(VKMAE F. Pr.06.09) na kaydedilir. EBYS haricinde numune ile birlikte gelen belgeler Numune Kabul Biriminde EBYS'ye kaydedilir. Numune Kabul Talimatlarındaki (VKMAE T.05) kriterlere uygun olmayan, laboratuvar tarafından uygun metot bulunmayan veya analizi yapılamayan numunelerin evrakları EBYS(Elektronik Belge Yönetim Sistemi) üzerinden gönderilmişse EBYS üzerinden,  EBYS üzerinden değilse Red Tutanağı Formu (VKMAE F.Pr.02.09) düzenlenerek reddedilir. Kokuşma, kırılma ve dökülme gibi sebeplerle reddedilen örnekler Atık Kontrol Prosedürüne (VKMAE. Pr.21)göre imha edilir. Uygun analiz yöntemi bulunmadığı için reddedilen numunelerse ilgili kişi / kurum ile temasa geçilerek istenmesi durumunda karşı ödemeli olarak kargo ile iade edilir. İadesi alınmayan numuneler ise imha edilir.

Ücreti ödenmemiş ve/veya numuneyi tanımlayan bir evrakı bulunmayan numuneler ise ilgili kişi veya kuruma ulaşılarak bilgi verilmesinin ardından+4-8 0C'de en çok 7 gün süre ile bekletilir ve bu süre zarfında ücret dekontu / evrakı ulaştırılmayan numuneler Atık Kontrol Prosedürüne (VKMAE. Pr.21)göre imha edilir. Numunelerin bekleme süresi içinde bozulması durumunda bu süre daha erkene çekilebilir.

Numune Kabul ve Raporlama Şefi tarafından kabul edilen veya Resmi tatillerde/mesai saatleri dışında görevli Nöbetçi Personelce kabul edilen ancak laboratuvarca uygun bulunmayan numuneler için Laboratuvar Şefi ve Müdür Yardımcısının parafı ve Enstitü Müdürünün imzası bulunan bir yazıyla numunenin reddedilme gerekçesi müşteriye bildirilir. Bu yazı GTHB'na bağlı kuruluşlara EBYS üstünden yazılır.

5996 sayılı Veteriner Hizmetleri, Bitki Sağlığı, Gıda ve Yem Kanunu çerçevesinde belirtilen VKMAE'ye verilen görevler gereği Enstitü Uzmanlarınca sahada yerinde muayene ve tetkik sonucu numune alınır. Bu numunelerin alınması sırasında Yerinde Tetkik ve Numune Alma Formu (VKMAE.F.Pr.03.09) düzenlenir.

Numune Kabul ve Raporlama Şefliğine canlı veya ölü olarak teşhis amacıyla getirilen hayvanlara ait talep yazıları ilk olarak Patoloji Laboratuvarına, kanatlı hayvanlar ise Kanatlı Hastalıkları ve Teşhis Laboratuvarına sevk edilir. Otopsi sonrası Patoloji Laboratuvar uzmanlarının görüşüne göre, gerekiyorsa marazi maddelerin/numunelerin Numune Kabul ve Raporlama Şefliğince diğer laboratuvarlara da sevki gerçekleştirilir.

4.2.Numune Dağıtımı: Numune Kabul ve Raporlama Şefliği ve ilgili birimlerin koordinasyonu sonrası uygun bulunarak kabul edilen numunelere etiketleme yapılarak numara verilir. Numune Kabul ve Raporlama Şefliğinin onayı ile ilgili laboratuvarlara sevki yapılır. Kabul edilen numunelere EVRAKA (Numune Kabul ve Raporlama Programı) ve EBYS sisteminde otomatik olarak numara verilir ve dağıtım elemanlarınca laboratuvarlara dağıtımı Depolama ve Taşıma Prosedürüne (VKMAE. Pr.15) göre yapılır. 

4.3.Numunenin Muhafazası: İlgili birimlere gönderilen numuneler muayene sonucuna kadar uygun şartlarda muhafaza edilir (Bu süreçte herhangi bir karışıklığa meydan vermemek için analiz/test/muayeneye alınan numuneler ile alınmayanların ayrı yerlerde ve uygun koşullarda muhafazası sağlanır).

Analiz/test/muayeneleri yapılıp raporu yazılan numunelerin saklanma süreleri laboratuvarların Numune Kabul Talimatlarında belirtilir.

Bu sürenin sonunda numuneler Atık Kontrol Prosedürüne (VKMAE.Pr.21) göre imha edilir.

4.4.Talebe Bağlı Numune İadesi: VKMAE'ye (Gıda Kontrol, Toksikoloji ve Biyokimya

Laboratuvarları vb.) gıda değeri olan ve analiz/test/muayene amaçlı gelen/gönderilen numunelerin analiz sonrası müşteri tarafından talep edilmesi halinde iadesi mümkündür. Ancak analiz sonrası gıda değerini yitiren numuneler iade edilmez.

Böyle numuneler için Numune İmha Formu (VKMAE.F.Pr 04.09) düzenlenir ve belediye imha ekiplerine verilmek üzere görevlisine teslim edilir. Laboratuvarca uygun bulunan numunelerin iadesi müşteriye elden Numune İade Formu (VKMAE.F.Pr 05.09) ile yapılır.

4.5 Enstitümüze gelen ancak analizi yapılamayan marazi madde/numunelerin müşteriye iadesi, Numuneye ait evrak EBYS üstünden gönderilmişse EBYS üstünden, değilse Red tutanağı formu ile hazırlanarak (VKMAE.F.Pr.02.09)/resmi yazı ile yapılır. Kargoyla gelen marazi madde/numunelerin iadesinde kargo ücreti müşteri tarafından karşılanmak üzere iade edilir. 

 


''